下北沢の50席の小屋を、もう12年やっています。

最初はエクセルの予約表でよかったんです。月に10公演くらいだったから。今は月に25公演、稽古場も貸し出すようになって、レンタル機材の管理も入って、契約書の締結もあって、もう自分の頭では回らなくなりました。

去年、二度事故がありました。一度は照明機材のワイヤレスチャンネルが重なって、隣接する日の劇団さんに片方の機材を貸し出せなかった件。もう一度は搬入時間の見積もり違いで、前公演のばらしが終わらないうちに次の劇団の搬入車がゲートで待っている状態を作ってしまった件。どちらも私のせいで、頭を下げに行きました。

でも専用の予約管理SaaSは合わなくて、何度か試したのですが、うちみたいな小屋は、劇団さんとの関係性が仕事の8割で、電話で「あ、来週の枠、稽古で午前中借りていい?」みたいなやり取りが日常です。SaaSを入れると、その柔らかさが消えてしまう。「Web予約フォームからお願いします」と機械的に返す関係は、私が12年かけて作ってきた場と違うものになる。

だから私は、エクセルの予約表を「AIに読ませてリスク検知させる」方向に舵を切りました。予約表そのものは今まで通り、手で書いて、電話で更新して。ただ、それを寝る前にAIに読ませて、翌朝までにリスクを洗い出させる。これはそのときに組んだプロンプトです。

チェックしているのは4つ。

一つ目、前後予約の転換・清掃時間が90分未満になっていないか。うちの小屋は場ミリと搬入で最低90分は必要で、これを下回ると必ずどこかで無理が来ます。90分ルールを守ると、劇団さんの現場スタッフさんの表情が違うんですよ、これが本当に。

二つ目、同一日の照明・音響機材の重複利用。パーライトの本数、ワイヤレスマイクのチャンネル、これは物理的な数の制約があるので、重なるとその日のうちに片方の劇団さんに謝罪が発生する。ここが一番痛い。プロンプトに「うちの小屋の機材台帳」を渡してあるので、劇団さんの希望機材と照合してくれる。

三つ目、週末深夜(22時以降)の防音注意事項の記載漏れ。近隣住民との関係は12年かけて作ってきたものです。契約書の「深夜使用時の音響レベル」の一文を忘れて劇団さんに送ってしまうと、翌週苦情の電話が来ます。私は下北沢商店会の副会長もやっているので、近隣関係は、劇場の生命線だと思っています。

四つ目、契約書送付が公演7日前を切っている案件。これはお金の話で、7日を切ると振込が公演当日以降になることがあり、うちの資金繰りに直結します。小さな小屋の資金繰りは、日銭商売なので、7日ルールがとにかく大事。

出力は「リスク種別/該当予約/対処提案」の3列。緊急度は🔴🟡🟢で並べ替え。朝、コーヒーを淹れながら5分で全部見えます。「今日の朝一で電話しなきゃいけないところ」が可視化される。この5分を確保するだけで、私の1日の始まりが違う。

これ、貸しギャラリー・レンタルスペース・小規模ライブハウス・貸しスタジオ・映像撮影スタジオ、あらゆる「時間貸しの現場」に応用可能だと思います。専用SaaSを入れる前の一次防衛線として、エクセル管理を続けたい現場に。

貸し小屋を廃業する友人の話を、この10年で何人分聞いたか。多くは「回らなくなって疲弊した」というものでした。彼らは、コロナ禍で潰れた人もいれば、跡取りが決まらなくて閉めた人もいる。でも根っこにあるのは、事務作業に押し潰されて、現場に立てなくなったこと。人間関係で回している業種だからこそ、事務作業だけAIに預けて、自分は現場に立てる時間を確保する。それが12年目の私の結論です。

12年目にして、やっと事務作業の8割を朝の5分に集約できました。残った時間は、劇団さんと稽古場で立ち話をする時間、近隣のパン屋さんと会話する時間、次の企画公演の打ち合わせに使う時間、そういう「場の温度を作る時間」に回しています。

同業の方の下地に、そしてこれから小さな場を始める人の参考になれば。うちみたいな小屋が、街の中に少しでも増えたら、私は嬉しいです。